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docs(invoices): ClubDesk vs. Mana comparison + invoices module plan
Competitive analysis of ClubDesk (reeweb ag, ~20'000 DACH clubs) with a dual-use roadmap identifying features that benefit both clubs and general users (freelancers/creators). First chosen step: invoices module with Swiss QR-Bill as the CH-differentiator. Co-Authored-By: Claude Opus 4.7 (1M context) <noreply@anthropic.com>
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374
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@ -0,0 +1,374 @@
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# Invoices — Module Plan
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## Status (2026-04-20)
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**M0 Planning** — dieser Plan. Noch kein Code.
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Nächster Schritt: M1 Skelett (Modul registriert, Dexie-Table, Guest-Seed, leere ListView).
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## Ziel
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Ein Modul, mit dem der Nutzer **Rechnungen an Kunden stellt**: Rechnung anlegen → PDF generieren (inkl. **Schweizer QR-Rechnung**) → per Mail versenden → Zahlungs-Status nachhalten. Kernfrage: *"Hat der Kunde bezahlt — und wenn nein, wann muss ich mahnen?"*
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Solo-Zielgruppe: Freelancer/Selbstständige in CH (+DE). Später trivial auf Vereine erweiterbar (Empfänger = Mitgliedergruppe → Serienrechnungslauf für Mitgliederbeiträge).
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## Abgrenzung
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- **Kein Ersatz für `finance`** — das bleibt das private Einnahmen/Ausgaben-Tracker. `invoices` ist die **Outbound**-Seite: Rechnungen *stellen* statt Transaktionen *erfassen*. Ein bezahlter Rechnungseingang kann später automatisch eine `finance`-Einnahme erzeugen (Cross-Modul-Hook, Phase 3).
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- **Keine vollständige Buchhaltung** — keine Kontenrahmen (SKR03/SKR42), keine doppelte Buchführung, keine MwSt-Voranmeldung. Das ist ClubDesk-Niveau Paket B-2 und explizit *nicht* MVP.
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- **Kein Bankabgleich (camt.053)** — Phase 2/3, separater Plan.
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- **Kein Payment-Provider** — keine Stripe/PayPal-Zahlungslinks im MVP. Zahlungseingang wird manuell markiert oder (später) per camt abgeglichen.
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- **Kein CRM** — Kundendaten kommen aus dem bestehenden `contacts`-Modul, nicht aus einer eigenen Kunden-Tabelle.
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## Entscheidung: eigenes Modul, nicht Finance-Erweiterung
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Zwei Optionen wurden erwogen:
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1. **In `finance` integrieren** — Rechnung wäre ein Transaktions-Typ.
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2. **Eigenes Modul `invoices`** (gewählt).
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Begründung für (2):
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- Rechnungen haben komplexeres Schema (Positionen, PDF-Assets, QR-Zahldaten, Status-Maschine Entwurf/Versendet/Bezahlt/Überfällig) — das verunreinigt das schlanke Finance-Schema.
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- Unterschiedliche Zielgruppe: `finance` ist Alltags-Tracking (jeder), `invoices` ist Selbstständigen-Workflow (Teilmenge).
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- Separater Launcher-Eintrag, eigene Route, eigene AI-Tools.
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- Finance bleibt encryption-minimal, invoices hat mehr sensitive Felder.
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Cross-Link: Bezahlte Rechnung → optional auto-erzeugte `finance`-Einnahme (Phase 3).
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## Modul-Struktur
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```
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apps/mana/apps/web/src/lib/modules/invoices/
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├── types.ts # LocalInvoice, Invoice, InvoiceLine, InvoiceStatus, Client
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├── collections.ts # invoices + invoiceClients tables + guest-seed
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├── queries.ts # useAllInvoices, useInvoicesByStatus, useInvoice(id), useStats, useOverdue
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├── stores/
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│ ├── invoices.svelte.ts # create, update, markSent, markPaid, markOverdue, void, duplicate, delete
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│ ├── clients.svelte.ts # createClient, updateClient, deleteClient (optional — kann auch in contacts)
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│ └── settings.svelte.ts # Absender-Profil, Logo, Fußzeile, IBAN, MwSt-Nummer, Nummernkreis
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├── components/
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│ ├── InvoiceCard.svelte # Listeneintrag: Nummer + Kunde + Betrag + Status-Badge + Fälligkeit
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│ ├── InvoiceForm.svelte # Create/Edit inkl. Positionen-Editor
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│ ├── LinesEditor.svelte # Positionen: Titel, Menge, Einheit, Einzelpreis, MwSt-Satz
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│ ├── StatusBadge.svelte # draft / sent / paid / overdue / void
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│ ├── StatusFilter.svelte # Filter-Chips
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│ ├── ClientPicker.svelte # Auswahl aus contacts ODER invoiceClients
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│ ├── SenderProfileForm.svelte # einmalige Einrichtung (Name, IBAN, MwSt, Logo)
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│ └── InvoicePreview.svelte # Live-Preview des PDFs (iframe oder react-pdf react-free Variante)
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├── pdf/
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│ ├── renderer.ts # erzeugt Blob via pdf-lib (Header, Tabelle, Footer, QR-Slip)
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│ ├── qr-bill.ts # swissqrbill-Integration (SPC-kompatibel, CHF/EUR)
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│ └── templates/
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│ └── default.ts # Layout-Konstanten (Margins, Fonts, Farben)
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├── views/
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│ ├── ListView.svelte # komponiert Filter + Grid/Liste
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│ ├── DetailView.svelte # Rechnungsdetail + PDF-Preview + Aktionen
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│ └── SettingsView.svelte # Absender-Profil + Nummernkreis-Editor
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├── tools.ts # AI-Tools — siehe §AI-Integration
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├── constants.ts # STATUS_LABELS, VAT_RATES_CH, VAT_RATES_DE, DEFAULT_DUE_DAYS
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├── module.config.ts # { appId: 'invoices', tables: [{ name: 'invoices' }, { name: 'invoiceClients' }, { name: 'invoiceSettings' }] }
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└── index.ts # Re-Exports
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```
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## Daten-Schema
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### `LocalInvoice` (Dexie)
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```typescript
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export type InvoiceStatus = 'draft' | 'sent' | 'paid' | 'overdue' | 'void';
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export type Currency = 'CHF' | 'EUR' | 'USD';
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export interface LocalInvoiceLine {
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id: string; // client-generated, stabil für Drag-Reorder
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title: string; // encrypted
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description?: string | null; // encrypted
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quantity: number; // plaintext
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unit?: string | null; // plaintext — "Std", "Stk", "Tag"
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unitPrice: number; // plaintext — in kleinster Währungseinheit (Rappen/Cent), Integer
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vatRate: number; // plaintext — 0, 2.6, 3.8, 8.1 (CH) oder 0, 7, 19 (DE)
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discount?: number | null; // plaintext — Prozent (0..100)
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}
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export interface LocalInvoice extends BaseRecord {
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number: string; // plaintext — "2026-0042", aus Nummernkreis generiert
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status: InvoiceStatus; // plaintext — filterbar
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clientId: string | null; // plaintext — FK entweder contacts.id ODER invoiceClients.id
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||||
clientSource: 'contact' | 'invoice-client'; // plaintext — welche Tabelle
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clientSnapshot: { // encrypted — Kunden-Daten zum Zeitpunkt des Versands eingefroren
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name: string;
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address?: string;
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email?: string;
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vatNumber?: string;
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};
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||||
currency: Currency; // plaintext
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||||
issueDate: string; // plaintext — YYYY-MM-DD
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||||
dueDate: string; // plaintext — YYYY-MM-DD
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||||
sentAt?: string | null; // plaintext — ISO timestamp
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||||
paidAt?: string | null; // plaintext — ISO timestamp
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lines: LocalInvoiceLine[]; // teils encrypted (Titel/Description), teils plaintext (Zahlen)
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||||
subject?: string | null; // encrypted — "Beratungsleistung April 2026"
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notes?: string | null; // encrypted — Freitext unterhalb der Positionen
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terms?: string | null; // encrypted — AGB/Zahlungsbedingungen
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referenceNumber?: string | null; // plaintext — QR-Referenz (CH) oder Kundenreferenz
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pdfBlobKey?: string | null; // plaintext — uload/media-ID des gerenderten PDFs (Cache)
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// Berechnete Totals — denormalisiert, bei jedem update neu
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totals: {
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net: number; // plaintext
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vat: number; // plaintext
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gross: number; // plaintext
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vatBreakdown: Array<{ rate: number; base: number; tax: number }>;
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||||
};
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||||
}
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```
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### `LocalInvoiceClient` (Dexie) — *optional, Phase 1.5*
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Separate Tabelle für Rechnungs-spezifische Kundendaten, falls `contacts` nicht reicht. Gleiche Felder wie `clientSnapshot`, aber zentral editierbar. MVP startet ohne — bestehende `contacts` reichen für solo-User.
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```typescript
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export interface LocalInvoiceClient extends BaseRecord {
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||||
name: string; // encrypted
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||||
address?: string | null; // encrypted
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||||
email?: string | null; // encrypted
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||||
vatNumber?: string | null; // encrypted
|
||||
iban?: string | null; // encrypted — für spätere SEPA-Lastschrift
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||||
defaultCurrency: Currency; // plaintext
|
||||
defaultDueDays: number; // plaintext — 14, 30, 60
|
||||
notes?: string | null; // encrypted
|
||||
}
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```
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### `LocalInvoiceSettings` (Dexie, Singleton pro User)
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```typescript
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export interface LocalInvoiceSettings extends BaseRecord {
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||||
// Absender
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senderName: string; // encrypted
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senderAddress: string; // encrypted
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senderEmail: string; // encrypted
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senderVatNumber?: string | null; // encrypted — "CHE-123.456.789 MWST"
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senderIban: string; // encrypted — CH-IBAN für QR-Rechnung
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senderBic?: string | null; // encrypted — für SEPA
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// Branding
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logoMediaId?: string | null; // plaintext — uload-ID
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accentColor: string; // plaintext — Hex
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footer?: string | null; // encrypted — Fußzeile unter jedem PDF
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// Nummernkreis
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numberPrefix: string; // plaintext — "2026-"
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numberPadding: number; // plaintext — 4 → "0042"
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nextNumber: number; // plaintext — Zähler, wird atomisch inkrementiert
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// Defaults
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defaultCurrency: Currency;
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defaultVatRate: number; // plaintext — 8.1 (CH) oder 19 (DE)
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defaultDueDays: number;
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||||
defaultTerms?: string | null; // encrypted
|
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}
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```
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### Encryption-Registry
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`apps/mana/apps/web/src/lib/data/crypto/registry.ts`:
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```typescript
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invoices: {
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||||
fields: ['clientSnapshot', 'subject', 'notes', 'terms', 'lines'],
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||||
version: 1,
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},
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||||
invoiceClients: {
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||||
fields: ['name', 'address', 'email', 'vatNumber', 'iban', 'notes'],
|
||||
version: 1,
|
||||
},
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||||
invoiceSettings: {
|
||||
fields: ['senderName', 'senderAddress', 'senderEmail', 'senderVatNumber', 'senderIban', 'senderBic', 'footer', 'defaultTerms'],
|
||||
version: 1,
|
||||
},
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```
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||||
**Wichtig zu `lines`:** Die komplette `lines`-Array wird encrypted serialisiert. Die Zahlenanteile wären zwar plaintext-fähig, aber die Trennung von encrypted Titel + plaintext Zahlen pro Line ist teuer in Dexie-Queries. Pragmatisch: ganze `lines`-Array encrypten, `totals` daneben plaintext halten für Filter/Summen.
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## Routing
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```
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apps/mana/apps/web/src/routes/(app)/invoices/
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├── +page.svelte # ListView mit Status-Filter
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├── new/+page.svelte # InvoiceForm im Create-Mode
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├── [id]/+page.svelte # DetailView
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├── [id]/edit/+page.svelte # InvoiceForm im Edit-Mode
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└── settings/+page.svelte # SettingsView (Absender, Nummernkreis)
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```
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## UI-Konzept
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### Landing (`/invoices`)
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- **Top-Leiste:** Status-Chips (Alle | Entwurf | Versendet | Bezahlt | **Überfällig** als rote Count-Badge), Zeitraum-Filter (Dieses Jahr | Letztes Jahr | Alle), Search
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- **Kennzahlen-Karten:** Offene Summe, Überfällig, YTD fakturiert, YTD bezahlt
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- **Liste:** `InvoiceCard` mit Nummer, Kunde, Fälligkeit, Bruttobetrag, Status-Badge; Click → DetailView
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- **FAB:** "+" öffnet `new`-Route (oder Modal, konsistent mit anderen Modulen)
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||||
- **Scene-Scope**: Invoices ignorieren Scene-Scope per Default (kein Tag-System — Kunden/Nummer identifizieren, nicht Tags)
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### InvoiceForm
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Links Eingabe, rechts Live-Preview des PDFs (auf Desktop). Mobile: Tab-Switch.
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Sections:
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1. **Kunde** — ClientPicker (sucht in Contacts + InvoiceClients)
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2. **Metadaten** — Nummer (auto-generiert, editierbar), Issue-Date, Due-Date, Währung, Betreff
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3. **Positionen** — `LinesEditor`: Tabelle mit Add/Remove/Reorder. Spalten: Titel, Menge, Einheit, Einzelpreis, MwSt%, Total (berechnet)
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4. **Totals** — Auto-berechnet: Netto pro MwSt-Satz, MwSt, Brutto
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5. **Notizen & AGB** — Markdown-Felder für zusätzlichen Text
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Save-Actions: "Als Entwurf speichern" (status: draft) oder "Speichern & Versenden" (status: sent, öffnet Mail-Flow).
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### DetailView
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- Header: Nummer, Status-Badge, Aktionen-Menu (Bearbeiten, Duplizieren, Als bezahlt markieren, Stornieren, PDF herunterladen, Per Mail senden)
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- Linke Spalte: Rechnungs-Metadaten + Positionen als Read-Only-Tabelle
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- Rechte Spalte: PDF-Preview (iframe)
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- Footer: Activity-Log (erstellt, versendet, bezahlt, gemahnt) — aus `_activity` gefiltert
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### SettingsView
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- Absender-Profil-Form (einmalig auszufüllen, Onboarding-Block wenn leer)
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- Logo-Upload via bestehende `uload`-Infrastruktur
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- Nummernkreis-Konfigurator mit Preview ("Nächste Rechnung: 2026-0042")
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- Default-Werte (Währung, MwSt, Zahlungsfrist)
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## PDF-Rendering
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### Library-Wahl
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- **`pdf-lib`** (npm, ~130 KB gzipped, WebAssembly-frei) — reicht für Tabellen + Text + Logo.
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- **`swissqrbill`** (npm, CH-spezifisch, SPC-kompatibel) — generiert den Zahlteil als PDF-Seite oder PNG-Overlay.
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Alternativen verworfen:
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- `@react-pdf/renderer` — React-only, Mana ist Svelte.
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- `jsPDF` — großer Footprint, weniger flexibel bei komplexen Layouts.
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- Server-Side-Rendering via Puppeteer in `apps/api` — wäre besser aber *Phase 2*. MVP bleibt client-side (local-first-Prinzip + keine neuen Service-Dependencies).
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### Render-Pipeline
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```
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invoice → renderer.ts
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├── Layout-Engine: Header (Absender + Logo) → Empfänger-Block → Rechnungsmeta → Positionen-Tabelle → Totals → Notes → Footer
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├── qr-bill.ts: swissqrbill.generate({ amount, iban, creditor, debtor, reference }) → PDF-Seite appendieren (nur wenn Currency=CHF)
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└── → Blob (application/pdf)
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```
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Rendering dauert ~100-300ms für typische Rechnungen (akzeptabel für Live-Preview mit debounce 500ms).
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### QR-Rechnung (CH) — Kern-USP
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- Pflichtfelder: IBAN, Creditor (Name + Adresse), Amount, Currency=CHF, Reference (QRR oder SCOR)
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- `referenceNumber` aus Invoice-Schema generiert via QRR-Algorithmus (27 Ziffern, Mod-10-Prüfziffer) ODER SCOR (ISO 11649 Creditor Reference)
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- swissqrbill kümmert sich um Swiss Cross + Perforation + Zahlteil-Layout
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## Registrierung (Checklist)
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1. `apps/mana/apps/web/src/lib/modules/invoices/module.config.ts` anlegen
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2. Config in `apps/mana/apps/web/src/lib/data/module-registry.ts` importieren + in `MODULE_CONFIGS` aufnehmen
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3. Dexie-Schema-Migration: `db.version(N+1).stores({ invoices: 'id, number, status, userId, clientId, issueDate, dueDate', invoiceClients: 'id, userId', invoiceSettings: 'id, userId' })` hinzufügen — NICHT bestehende Versionen ändern
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4. Encryption-Registry-Einträge (siehe oben)
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5. Routes unter `(app)/invoices/` anlegen
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6. App-Eintrag in `packages/shared-branding/src/mana-apps.ts`:
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```typescript
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{ id: 'invoices', name: 'Rechnungen', description: {...}, icon: APP_ICONS.invoices, color: '#059669', status: 'development', requiredTier: 'alpha' }
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```
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7. Icon in `packages/shared-branding/src/app-icons.ts`
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8. `docs/MODULE_REGISTRY.md` unter "Arbeit & Finanzen" ergänzen
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9. Guest-Seed in `collections.ts` (eine Demo-Rechnung im Status `draft` an einen seed-contact)
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10. Vitest-Tests:
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- Store-Mutationen (create, updateLines → totals neu berechnet, markPaid → paidAt gesetzt)
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- Encryption-Roundtrip
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- Nummer-Generator (atomisch, kein Duplikat bei gleichzeitigem Create)
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- QRR-Prüfziffer
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- PDF-Rendering smoke-test (Blob > 0 bytes)
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## AI-Integration (Phase 2)
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Nachdem MVP steht, Tools in `tools.ts` registrieren und in `@mana/shared-ai/src/tools/schemas.ts` + `AI_PROPOSABLE_TOOL_NAMES` aufnehmen:
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| Tool | Policy | Beschreibung |
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|------|--------|--------------|
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| `create_invoice` | propose | Rechnung als Entwurf anlegen — Kunde, Positionen, Fälligkeit aus Chat extrahieren |
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||||
| `mark_invoice_paid` | propose | Rechnung als bezahlt markieren (mit Datum) |
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||||
| `list_invoices` | auto | Status-Filter + Zeitraum für Planner-Kontext |
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||||
| `get_invoice_stats` | auto | Offene Summe, YTD-Umsatz, überfällige Anzahl |
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||||
| `suggest_dunning` | propose | Mahntext für überfällige Rechnung vorschlagen (nutzt Kundensnapshot + Fälligkeit + Betrag) |
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||||
| `draft_invoice_from_timesheet` | propose | Phase 3: verbindet `times`-Modul — "letzte 4 Wochen für Kunde X" → Rechnung |
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UX-Integration: `<AiProposalInbox module="invoices" />` auf ListView einbetten. Mission-Beispiel: *"Erinnere mich freitags an überfällige Rechnungen und schlag Mahntexte vor."*
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## Kommunikation / Versand
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### MVP (Phase 1)
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- Button "Per Mail senden" → öffnet bestehende `mail`-Compose mit pre-filled Empfänger (aus clientSnapshot.email), Betreff (`Rechnung {number}`), Body (Vorlage mit Platzhaltern), Anhang = gerendertes PDF
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- User sendet manuell ab → Store setzt `status='sent'` + `sentAt=now`
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- Optional: nach Versand automatisches Dexie-`_activity`-Event "Rechnung versendet"
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### Phase 2 — Automatisiert
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- Eigener Endpoint in `apps/api`: `POST /api/v1/invoices/:id/send` → serverseitig Mail verschicken via Stalwart
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- E-Mail-Tracking (Opens) — analog zu Newsletter-Modul später
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- Zahlungs-Reminder (cron im `mana-ai`): "Rechnung seit 5 Tagen überfällig"
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## Milestones
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| Milestone | Umfang | Geschätzter Aufwand |
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|-----------|--------|---------------------|
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| **M1 Skelett** | Modul registriert, Dexie-Tables, Encryption-Registry, leere ListView, Guest-Seed, App-Entry + Icon | 0.5 Tag |
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| **M2 CRUD** | InvoiceForm + LinesEditor + DetailView, Totals-Berechnung, Status-Maschine, Nummer-Generator | 3 Tage |
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| **M3 Settings** | SettingsView + Singleton-Store, Logo-Upload via uload, Nummernkreis-Editor | 1 Tag |
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| **M4 PDF Basic** | pdf-lib-Renderer mit Header/Tabelle/Totals/Footer, Preview-iframe in DetailView, Download-Button | 2 Tage |
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| **M5 QR-Rechnung** | swissqrbill-Integration, QRR-Referenz-Generator, IBAN-Validation, CHF-only Gating | 1.5 Tage |
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| **M6 Versand** | "Per Mail senden"-Flow über bestehendes mail-Modul, status-Transition sent+sentAt | 0.5 Tag |
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| **M7 Dashboard & Stats** | Kennzahlen-Karten, Overdue-Highlighting, `useStats()` + Dashboard-Widget | 1 Tag |
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| **M8 AI-Tools** | 4 Tools (create_invoice, mark_paid, list, stats) + Proposal-Inbox | 1.5 Tage |
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||||
**Summe MVP (M1–M7):** ~9.5 Arbeitstage → realistisch **~2.5 Wochen** mit Testing/Polishing.
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## Phase 2 (nach MVP)
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- camt.053/054-Bankabgleich (separater Plan, eigenes Backend-Feature in mana-api)
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- SEPA-Lastschrift (pain.008-XML-Export)
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- Mahnwesen (3-Stufen-Mahnlauf)
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- Wiederkehrende Rechnungen (via `rituals`)
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- PDF-Rendering server-side via Puppeteer (bessere Typografie, custom fonts)
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- Auto-Sync bezahlter Rechnungen → `finance`-Transaktion
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## Phase 3 (Vereinsvariante)
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- Empfänger = Gruppe (aus contacts-Gruppen) → Serienrechnungslauf
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- Integration Mitglieder-Entität (aus Paket A)
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- Beitragsmodelle (Jahresbeitrag, Halbjahresbeitrag, gestaffelt nach Kategorie)
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- QR-Rechnung mit Vereins-Referenz pro Mitglied
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## Offene Fragen
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1. **Nummernkreis-Atomicität**: Bei schnellem doppeltem Create-Klick ohne Sync darf keine doppelte Nummer entstehen. Dexie-Transaktion um `nextNumber`-Read + `nextNumber++` wrappen. Bei Sync-Konflikt (Offline Create auf zwei Geräten): LWW löst durch `__fieldTimestamps`, aber Nummern wären doppelt. Lösung: Beim Sync-Merge Kollision erkennen → älterer Eintrag behält Nummer, neuerer bekommt `nextNumber` neu zugewiesen. **Design nötig vor M2.**
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2. **Kundensnapshot-Strategie**: Beim Versenden wird der Kunden-Stand eingefroren (`clientSnapshot`). Was passiert bei Edit der Rechnung im Status `sent`? Option A: Edit nur im Status `draft` erlauben. Option B: Jede Edit-Operation neuen Snapshot nehmen. **Empfehlung A** — einfacher, entspricht Realität (versendete Rechnung ist rechtsverbindlich).
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3. **Logo-Upload-Pfad**: `uload` liefert Media-ID, aber PDF-Renderer braucht Bytes. Zwei Optionen: (a) Logo beim Render aus uload ziehen (async), oder (b) Base64-inline in `invoiceSettings` speichern. Empfehlung (a) weil Logos typischerweise >20 KB und wir encryption sparen wollen.
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4. **Currency-Scope**: MVP CHF + EUR reicht für 95% der Zielgruppe. USD/GBP später.
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5. **Mehrsprachigkeit**: Sollen Rechnungen sprachlich anpassbar sein (DE/EN/FR auf dem PDF)? Phase 2 — MVP: Sprache = UI-Sprache.
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6. **Zero-Knowledge-Kompatibilität**: Der `clientSnapshot` ist encrypted. Wenn ZK aktiv ist, kann der Server kein PDF renderen/versenden (Phase 2). Für MVP (client-side-Render) kein Problem.
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## Abhängigkeiten
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- `contacts`-Modul: vorhanden, wird für ClientPicker genutzt.
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- `mail`-Modul: vorhanden (beta), wird für Versand genutzt.
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- `uload`-Modul: vorhanden, wird für Logo + PDF-Cache genutzt.
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- npm: `pdf-lib@^1`, `swissqrbill@^4` — beide MIT-lizenziert, aktiv gewartet.
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- Keine neue Backend-Service nötig für MVP.
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## Erfolgs-Kriterien
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- **Tag 1 nach Launch:** Till kann für einen realen Kunden eine QR-Rechnung stellen, als PDF herunterladen und manuell versenden.
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- **Woche 2:** Rechnung wird aus Mana heraus per Mail versendet, PDF landet als Anhang.
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- **Monat 1:** 3–5 externe Nutzer (Freelancer) testen das Modul und haben bezahlte Rechnungen generiert.
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- **Monat 3:** Mission "Erinnere mich an überfällige Rechnungen" läuft und schlägt Mahnungen vor.
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